Ständigt förbättringsarbete

Ständigt förbättringsarbete är ett sätt att arbeta som gör det roligare att arbeta och leder till högre produktivitet utan stress. Det måste tillämpas på olika sätt beroende på vad man arbetar med och i många branscher kallas det för lean eller för ett agilt arbetssätt.

Här är en lista med några saker att tänka på för den som vill arbeta med ständigt förbättringsarbete.

Fundera och reflektera över hur något kan förändras så att det ger bättre resultat.
Prioritera och genomför snarast små förändringar som är enkla att genomföra och leder till bättre resultat.
Prioritera hög kvalitet eftersom dålig kvalitet leder till sämre resultat och högre kostnader.
Utgå från mottagarens (“kundens”) perspektiv och behov.
Se upp för socialisering, dvs. att en situation som inte är bra börjar ses som normal.
Ständigt förbättringsarbete handlar om att arbeta smartare, inte att stressa för att arbeta fortare.
Alla har två jobb, göra det man gör och göra det bättre!

Listan ovan är ett medvetet försök att vara så generell som möjligt med bara sånt som alla kan tillämpa oavsett vad man arbetar med. Men ständigt förbättringsarbete måste också tillämpas tillsammans med yrkeskunskap och på det sätt som ger bäst resultat i det man arbetar med.

Extreme Programming - Ständigt förbättringsarbete för utvecklare!

Extreme Programming

Själv lärde jag mig ständigt förbättringsarbete i mitt tidigare arbete som konsult inom systemutveckling och där brukar det kallas för agil utveckling och den arbetsmetodik man följer kallas för Extreme Programming. Det finns också en arbetsmetodik som kallas för scrum som många kallar för agil utveckling men det saknar mycket arbetsmetodik från Extreme Programming och har därför inte mycket med verkligt förbättringsarbete att göra.

Arbetsmetodik i Extreme Programming som gör utvecklingsarbetet mer agilt är bl.a. att ständigt skriva kod som testar programkoden innan själva programkoden skrivs. Dessutom ska man också ständigt växla mellan att skriva programkod och städa upp i den befintliga koden innan man skriver mer programkod. Båda sakerna leder till mycket högre kvalitet och mindre fel i programkoden vilket sparar tid genom att minska behovet av felsökning. En annan hörnsten i Extrem Programming är stor medverkan från kunden i utvecklingsprojektet, allra helst de som ska använda den nya mjukvaran.

Det kräver förstås att utvecklarna anammar ett nytt och mer disciplinerat arbetssätt vilket kräver ständigt lärande och agilt ledarskap.

Förändrad arbetskultur

Ständigt förbättringsarbete handlar väldigt mycket om att förändra arbetskulturen mot ett mer flexibelt, pragmatiskt, kvalitetsmedvetet och resultatinriktat arbetssätt. Om medarbetarna inte är intresserade av ständigt förbättringsarbete och det inte finns ett ledarskap som stödjer det så fungerar det inte. För Extreme Programming i ett systemutvecklingsprojekt krävs det t.ex. att utvecklarna lär sig den arbetsmetodik som behövs men också lär sig det programspråk som tillämpas till en sån grad så att det går att skapa programkod med hög kvalitet. Det är viktigt att ledarskapet kräver att arbetet görs med ständigt förbättringsarbete och är noggrant vid rekryteringen så att de som anställs har kunskaper om och intresse för ständigt förbättringsarbete.

Anledningen till att jag slutade arbeta som konsult inom systemutveckling var att det saknades just intresse och kunskaper om ständigt förbättringsarbete bland medarbetarna och ett ledarskap som krävde det. Mycket av den mjukvara jag var med och utvecklade kostade flera hundra miljoner att utveckla och uppåt och hade ändå så dålig kvalitet så att det kommer en dag då det blir billigare att slänga allt och börja om från början. Det var inte arbete som jag tyckte var meningsfullt och därför sa jag till slut upp mig och arbetar nu inte längre med systemutveckling alls.

Hur mycket bättre kvalitet och ökad produktivitet som ständigt förbättringsarbete leder till varierar förstås med vad man arbetar med. I systemutveckling så är det min bedömning att det generellt skulle leda till en produktivitetsförbättring med minst 30% samtidigt som kvaliteten skulle bli dramatiskt mycket högre. Då skulle företaget i princip kunna höja lönerna med 30% utan att de totala kostnaderna ökar.

Ständigt förbättringsarbete hos Scania

I Dagens Industris temabilaga Industri måndagen den 17 oktober 2016 gav Leif Östling ett annat väldigt talande exempel vad ständigt förbättringsarbete kan leda till

När jag kom in i ledningsgruppen i Scania arbetade vi mycket med flexibilitet och att införa ett agilt sätt att jobba. Samtidigt med det här införde vi snabba informationsflöden till alla medarbetare – vilket också handlar om mentalitet. Har alla medarbetare samma information, så arbetar alla mot samma mål.

Vi inspirerades av Toyotas flödesproduktion. Deras fabrik i Lexington i USA var jämförbar med Saabfabriken i Trollhättan på alla punkter. Skillnaden var att de tillverkade nästan fyra gånger fler bilar med samma antal anställda.

Resultatet blev att vi gick från 30.000 till 90.000 fordon med samma personalstyrka och kvalitetskostnaderna minskade med 90 procent. Personalomsättningen gick från 15 till 3 procent och sjukfrånvaron sjönk så pass mycket att den blev meningslöst att tala om – i stället följde vi närvarostatistiken.

Det är nog inte ofta som ständigt förbättringsarbete kan leda till ett så dramatiskt lyft av produktiviteten, men nog är det ett talande exempel på vad det handlar om!

Det finns ingen återvändo

Har man en gång lärt sig ständigt förbättringsarbete så är det svårt att gå tillbaka till det gamla arbetssättet. Det är så inspirerande så att det är svårt att släppa det igen. Istället riskerar det att leda till frustration när man ser alla förbättringar som skulle kunna göras omedelbart om bara inte kulturen hos medarbetarna och ledarskapet motarbetar det. Själv tillämpar jag fortfarande ständigt förbättringsarbete så mycket jag kan i allt jag gör, bl.a. när jag arbetar med turistinformation för Destination Lund som volontär för Lunds turistförening.